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Buen día,
A eso se le llama registro de factura a través de un pasivo directo, esto se realiza a través de la transacción F-43, por el camino adecuado se hace a través de la MIRO con referencia a pedidos, pero como lo expones una área de cuentas por pagar tendría que realizar estos pasivos cada que se presenten pero repito, lo adecuado es que el proceso de la cadena de abasto se realice en base a solicitud de pedido-Pedido-entrada de mercancías-verificación de facturas-pasivo para pago y no directo porque como bien dices, la validación del presupuesto se pierde.
Saludos,
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Pablin 
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