La forma de automatizarlo no te puedo concretar si admite consultas SQL o te toca crear un programa. Para la salida lo más fácil puede ser a lo mejor que se quede en el spooll de impresión pero te puede acarrear más penas que alegrías, pero aquí estamos para dar soluciones
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Yo te ofredco dos posibles que pueden ayudarte y gente con más experiencia a lo mejor pueden mejorarlas.
1. Para evitar tener que cargar los datos en Access ¿Has probado conectarte con OpenOffice directamente a la BBDD de SAP y así tener un entorno similar a access y con todas sus ventajas? Te ahorras el tener que hacer la carga de datos en access, usas la misma potencia de Oracle o MsSQLserver y tienes los mismos informes bonitos y demás.
2. Crear en el servidor de SAP un script que haga la consulta en la base de datos, saque el resultado a un fichero en un directorio del servidor y que lo envíe por correo electrónico a los usuarios que les haga falta dicha información. Lo puedes programar a una hora con las herramientas del sistema operativo y consigues la automatización y te libras de todos los problemas del spooll.