Informacion Control Gastos y Ppto en SAP

[SidV]

Hola Mónica, abre un nuevo tema sobre este problema, porque esto ya no tiene nada que ver (si bien es de control presupuestario y FM) con el tema que aca estabamos hablando.

Y te respondo en el nuevo tema., dale?
Saludos

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Actualización: Mocala abrió un tema nuevo sobre problema en control presupuestario aquí:

[Augusto Hector]

Una consulta,

Me han asignado el modulo de presupuestos para entidad publica y ando algo perdido en el.

Estamos tratando de manejar el componente Control presupuestario en Gestion publica. (Sap ecc 6.0). Los usuarios me preguntan sobre las metas y/o actividades sobre el cual se evalua la ejecucion del presupuesto.

¿Esto puede ser cubierto por el componente BCS ? o es un componente aparte o trabaja en conjunto? vi que tiene incluso la parte de planificacion de presupuesto.

Si alguien puede ayudarme con un concepto general o si pueden indicarme donde encontrar manuales

Muchas Gracias
Saludos

Augusto Encarnacion

[SidV]

Hola Augusto...

No entiendo tu planteo:
Metas o actividades? Nop, no es como PS (ví que hiciste otra consulta sobre PS en el foro).

En BCS hay que definir una estructura presupuestaria (por lo general, se define por dos elementos presupuestarios, como la cuenta contable, y un objeto de costos), y en base a esta estructura (llamada llave presupuestaria) se presupuesta, y se ejecuta el presupuesto sobre la misma (pasando por supuesto por un perfil de tolerancia, o determinadas condiciones de consumo.

Cada empresa es un mundo... si abres un nuevo tema sobre tus consultas, y explicas bien a donde quieres llegar, con gusto podre analizar tu caso.

Puedes leer más .

Saludos!

[Augusto Hector]

Sid, Antes que nada darte muchas gracias por tu respuesta.

Mira, antes de abrir un nuevo tema yo desearia comprender bien como funciona presupuestos en sap, te lo describo

En la version sap ecc 6.0 existe el componente para gestion publica, dentro de ellos control presupuestario, en este componente se habla de fondos, centros gestores,partidas etc. todo lo necesario para preparar un presupuesto (creo yo)

Pero observo que tambien existe el componente BCS. pero no entiendo su uso o como se integra con el componente anterior. ¿o es que no funcion asi?
¿de todas formas se tiene que armar una estructura presupuestaria con BCS?

en el siguiente tema, explico el detalle de mi duda.

[Augusto Hector]

Una consulta, es posible dimensionar el presupuesto a nivel de metas u actividades ?, les detallo la consulta.

La empresa es una entidad publica y su presupuesto nace de un poa (plan operativo anual + un plan de adquisiciones)
Ellos definen metas a alcanzar para un año x y para ello asignan presupuestos. Lo que me dicen es si es posible tambien evaluar la meta fisica

Ejemplo
Se presupuesto anualmente 150,000 dolares por mantenimiento de 90,000 KM. de vias. a cargo de la gerencia A.
trimestralmente se le asigna 50,000 dolares por mantener las primeras 30,000 km.
¿como saber a que actividad corresponde los primeros 50,000 dolares entregados del presupuesto?
¿como saber si cumplio con mantener los 30,000 km? puede ser que solo hizo mantenimiento a 20,000 km y ejecuto todo el presupuesto o quizas solo ejecuto 40,000 dolares y el siguiente trimestre ejecutara el total.

Esta es la forma como ellos hace su evaluacion, presupuestal como se va ejecutando...

como podria enfocarse este problema.
saludos y gracias cualquier sugerencia es bienvenida.

Augusto

[SidV]

Hola Augusto, vamos por partes... dale?

BCS es Budget Control System.
Todo lo que está en "gestión presupuestaria" como tu dices, es FM (EA-PS) y esta "pensado" para el sector público como solución de industria de SAP.

Como bien dijiste, la esta para presupuestar, aunque la versión actual del ERP no formula los presupuestos por sí solos... requieres una solución avanzada (con ayuda de BO/BI), que es SAP BPC. Pero dejemos este tema aparte.

Supongamos que (como sea) tu empresa ya tiene el presupuesto aprobado por el directorio.

Lo que debe hacer, es usar FM para definir la estructura presupuestaria (posiciones presupuestarias, centros gestores, fondos, etc)... y gestionar dichos presupuestos. Los carga al sistema y define reglas para que el sistema lo administre de acuerdo a todo el "movimiento" financiero que nutre a FM.

BCS, es la parte de FM que "controla el presupuesto".
Todo lo que sea control presupuestario, es BCS.
BCS no podrá funcionar sin datos maestros de FM, por lo tanto, es un complemento integrado.

Se entiende un poco más?

Respecto a tu otra consulta:
Eso se puede lograr cuando FM esta bien implementado y funcionando... pero para semejante "modelo de presupuestación", hay que empezar por lo básico.
Te recomiendo que empiecen presupuestando unicamente gastos, y controlando esos gastos. Una vez que el modelo este fuertemente adherido (hasta en la cultura de la organización), amplias el modelo y lo extendes a los ingresos -tu plan de adquicisiones-. Y así, con FM, vas a poder controlar todo lo que sea presupuestable.

Cuando dijiste "mantenimiento" ya es un nicho pensado para otros módulos de SAP...

Si se puede saber, de qué es esta empresa? Cual es su nicho? Qué industria es?
Tendría que conocer más en detalle el negocio, pero así a simple vista FM no podría por si solo cubrir estas expectativas que ustedes tienen... necesita ayudarse de un modulo como por ejemplo SAP PM.

Que este modulo gestione el mantenimiento, y FM/BCS gestionará por su parte el presupuesto. Se entiende?

[Augusto Hector]

Si se entendio el concepto general en verdad muchas gracias y me esta ayudando mas que colocar una OSS.

Un par de consultas,
¿de que forma controla el bcs el presupuesto ? tienes algun ejemplo sencillisimo ?

En relacion a las actividades entonces, no es posible controlar desde PSM-FM
¿A que actividad correspondio los primeros 50,000 dolares entregados de la partida x. tendria que apoyarse con PM. (que tambien estan implementando).

estuve revisando los elementos de imputacion y existe un indicador "proy presupuestario" cual es su funcionalidad, no encuentro una documentacion que explique su funcionalidad.

La empresa es municipal, es una entidad estatal, pero de gestion privada, realiza mantenimiento de vias, carreteras etc entre otras cosas.

Estimado no te conosco, pero en verdad agradesco el apoyo que me estas brindando, personas como tu se ven poco y como este foro menos. muy recomendable

gracias

Augusto,

[SidV]

Gracias por responder y por vuestras palabras...
No se de qué pais eres... hay modelos de presupuestación mensual, otros usan anual... pero bueno....

Simple:
Presupuestas para la cuenta de gastos 51000123; centro de costos 123; mil dolares para Enero.

Estamos en Enero, se ejecuta desde logística una orden de compra (pedido) por 1500 para la cuenta 51000123, ceco 123.

El sistema le emitirá un error, y el mensaje dirá que no tiene presupuesto por 500 dolares para la "llave presupuestaria" 2011/CPxx/51000123/123/01.
Siendo 2011 el año, CPxx la entidad presupuestaria, 51000123 la posicion presupuestaria, 123 el centro gestor y 01 el periodo presupuestario.

Si la OC en cambio es por 900 dolares.
El sistema le deja guardar el documento...
En los reportes de BCS, 900 dolares son "restados" del presupuesto disponible (que era de 1000 dolares), y son "comprometidos" para la Orden de compra que guardaron.

El proceso sigue hasta que entre la factura y esos 900 dolares pasen a ser "realizados". Se entiende?

Si es posible controlar... lo que quise decir es que no lo hace BCS sin PM.
Si tienen PM, los datos maestros de ese modulo deben ser "derivados" hacia FM, y asi controlar el presupuesto.

Es muy complejo este tema, dificil de explicar por este medio.
Pero todo se puede hacer... FM es un mundo.

Qué versión de SAP tienes? (y qué EHP?).

[Augusto Hector]

Hola,
Tengo una duda, como hago para cargar las posiciones presupuestarias.
¿se puede hacer masivamente ?, cual es el formato o plantilla que deberia usarse para cargar las posiciones masivamente

cuando se carga las posiciones masivamente, estas ya deben especificar su jerarquizacion ?

saludos

A.

[GPOMGM]

estoy iniciando ene ste mundo de planeacion y presupuestos financieros , me puedes enviar info de favor gpomgmint de gmail de lo q tengas para adentrarme ya q tengo q ver esa tematica de ya, para ayer jeje,gracias.